Tietojenkäsittelyehdot (DPA)

Näitä ehtoja sovelletaan, kun Promanai-palvelua koskeva tarjous, tilausvahvistus tai palvelusopimus viittaa niihin. Pelkkä ehtojen julkaiseminen verkkosivulla ei käynnistä henkilötietojen käsittelyä eikä muodosta sopimusta.

KäsittelijäAihu Agency Oy (Promanai), Y-tunnus 3505313-7, Gesterborgintie 2 B 8, 02410 Kirkkonummi

RekisterinpitäjäAsiakas, joka on yksilöity tarjouksessa, tilausvahvistuksessa tai palvelusopimuksessa. Asiakas määrittää käsittelyn tarkoitukset ja keinot sekä vastaa käsittelyn lainmukaisuudesta ja rekisteröityjen informoinnista.

Aihu Agency Oy toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä omille sopimus-, laskutus- ja asiakasyhteystiedoilleen. Niiden käsittely on kuvattu tietosuojaselosteessa.

Kohde ja tarkoitusPromanai ylläpitää asiakkaan lukuun käyttäjähallintaa, taloyhtiötietoja, dokumenttiarkistoa, vuosikelloa, muistutuksia, audit-lokia ja asiakkaan käyttöön ottamia dokumenttien luokittelutoimintoja.

KestoKäsittely jatkuu palvelusopimuksen ajan ja sen jälkeen vain tietojen palauttamiseen, poistamiseen, varmuuskopioiden kiertoon tai lakiin perustuvaan säilyttämiseen tarvittavan ajan.

Käsittelyn luonneTietojen vastaanottaminen, tallentaminen, järjestäminen, tarkasteleminen, hakeminen, käyttäminen, välittäminen asiakkaan ohjeiden mukaan, rajaaminen, palauttaminen ja poistaminen.

Rekisteröityjen ryhmätAsiakkaan käyttäjät ja yhteyshenkilöt, taloyhtiön hallituksen jäsenet, osakkaat, asukkaat, isännöitsijät, työntekijät, palveluntarjoajien yhteyshenkilöt sekä muut asiakkaan aineistoissa mainitut henkilöt.

HenkilötietoryhmätNimet, yhteystiedot, käyttäjätunnisteet ja roolit; taloyhtiö- ja jäsenyystiedot; vuosikellotehtävät ja vastuuhenkilöt; sähköpostien lähettäjä-, vastaanottaja-, aihe- ja liitetiedot; dokumenttien sisältö ja metatiedot; loki- ja käyttötiedot; palvelun muistutuksiin liittyvät viestitiedot. Maksu-, sopimus- ja laskutustiedot, joita Aihu Agency Oy käsittelee omiin tarkoituksiinsa, eivät kuulu näiden ehtojen mukaiseen käsittelyyn.

Asiakas ei saa tallentaa tarpeettomia henkilötietoja. Erityisiä henkilötietoryhmiä tai rikostuomioita koskevia tietoja saa käsitellä vain, jos asiakas on varmistanut lainmukaisen perusteen ja antanut tarvittavat kirjalliset ohjeet.

Käsittelijä käsittelee henkilötietoja vain asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden, palvelusopimuksen ja näiden ehtojen mukaisesti. Käsittelijä ilmoittaa asiakkaalle, jos se katsoo ohjeen rikkovan soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä, ellei laki estä ilmoittamista.

Henkilötietoihin pääsevät vain työtehtävänsä vuoksi niitä tarvitsevat henkilöt. Heitä sitoo salassapitovelvollisuus, ja käyttöoikeudet rajataan tehtävän ja vähimmän tarpeen periaatteen mukaisesti.

Käsittelijä ylläpitää käsittelyn riskiin nähden asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä. Niihin kuuluvat muun muassa salattu tiedonsiirto, tallennustilan salaus, roolipohjaiset käyttöoikeudet, asiakaskohtainen tietojen erottelu, palvelinpuolen käyttöoikeustarkistukset, lokitus, salaisuuksien hallinta, allekirjoitettujen webhook-kutsujen tarkistus, varmuuskopiointi, valvonta sekä häiriöihin reagointi.

Virheseurantaan lähetettävät tiedot minimoidaan eikä oletusarvoista henkilötietojen keruuta sallita. Työnkulkujen tapahtumatietoihin ei sisällytetä dokumenttisisältöä. Tekoälyluokittelussa käytetään pyyntökohtaista Zero Data Retention -reititystä, joka rajaa käsittelyn palveluntarjoajiin, jotka eivät säilytä pyyntö- tai vastaussisältöä eivätkä käytä sitä mallien kouluttamiseen.

Käsittelijä ilmoittaa asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan tiedon asiakasdataa koskevasta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta. Ilmoitusta täydennetään saatavilla olevilla tiedoilla loukkauksen luonteesta, vaikutuksista ja korjaavista toimista. Asiakas vastaa mahdollisista ilmoituksista valvontaviranomaiselle ja rekisteröidyille.

Käsittelijä avustaa asiakasta kohtuullisesti rekisteröityjen pyyntöjen, tietoturvavelvoitteiden, vaikutustenarviointien ja ennakkokuulemisten hoitamisessa ottaen huomioon käsittelyn luonteen ja käsittelijän käytettävissä olevat tiedot.

Asiakas antaa yleisen kirjallisen luvan alla olevien alikäsittelijöiden käyttöön. Käsittelijä sopii niiden kanssa olennaisesti vastaavista tietosuojavelvoitteista ja vastaa niiden toiminnasta tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Käsittelijä ilmoittaa asiakkaalle olennaisesta uuden alikäsittelijän lisäämisestä vähintään 30 päivää etukäteen. Asiakas voi vastustaa muutosta perustellusta tietosuojasyystä. Osapuolet pyrkivät ratkaisemaan asian, ja ellei ratkaisua löydy, asiakas voi päättää muutoksen koskeman palvelun osan.

Käsittelijä toimittaa pyynnöstä tiedot, joita asiakas kohtuudella tarvitsee näiden ehtojen ja GDPR:n 28 artiklan noudattamisen osoittamiseksi. Riippumaton tarkastus voidaan tehdä enintään kerran vuodessa kohtuullisella ennakkoilmoituksella ja tavalla, joka suojaa muiden asiakkaiden tiedot sekä käsittelijän luottamukselliset tiedot. Rajoitus ei koske viranomaisen määräystä tai perusteltua epäilyä olennaisesta rikkomuksesta.

Jos näiden ehtojen ja palvelusopimuksen välillä on henkilötietojen käsittelyä koskeva ristiriita, näitä ehtoja sovelletaan ensisijaisesti. Muut vastuu-, hinta- ja sopimusehdot määräytyvät palvelusopimuksen mukaan. Ehtoihin sovelletaan Suomen lakia.

Tietosuojaa koskevat yhteydenotot: sami@promanai.com.